Was passiert mit dem Produktpass, wenn mein Unternehmen schließt?

Das Paspoort überlebt das Unternehmen, das eingestellt wird

Das digitale Produktpass eines matras verschwindet nicht automatisch, wenn der Hersteller oder Importeur, der die Daten bereitgestellt hat, aufhört zu existieren. Das Paspoort ist an das Produkt gekoppelt — an ein spezifisches Matrassenmodell und die eindeutige Identifikationsnummer, die dazu gehört — und nicht an die Frage, ob das Unternehmen hinter diesem Produkt noch aktiv ist. Die Daten werden von einer Partei gehostet, die dafür eingerichtet ist, unabhängig vom Geschäftsbetrieb des Herstellers selbst, und es gibt ein zentrales EU-Register, in dem Paspoorten auffindbar bleiben. Das ist genau der Grund, warum Hosting als separate Dienstleistung existiert: die Kontinuität der Informationen darf nicht von der Existenz eines einzelnen Unternehmens abhängen.

Was dies regelt und was nicht

Dieses Thema betrifft die Zugänglichkeit der Paspoort-Daten selbst: Materialzusammensetzung, Wartungsanweisungen, Recyclinginformationen und dergleichen, und die Frage, ob diese Daten über zehn Jahre hinweg über den QR-Code abrufbar sind. Es geht nicht um Garantie, Haftung für Mängel oder Rückgaberecht — diese Themen fallen unter anderes Recht und ändern sich nicht dadurch, dass ein Unternehmen eingestellt wird oder dass es ein Produktpass gibt. Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen zwei verschiedenen Parteien: dem Hersteller oder Importeur, der für die Verfügbarkeit des Paspoorts verantwortlich ist, und dem Dienstleister, der das tatsächliche Hosting durchführt. Wenn ein Hersteller eingestellt wird, stellt sich die Frage, wer diese Verantwortung übernimmt — die Hosting-Partei führt eine Vereinbarung durch, ist aber nicht automatisch diejenige, die rechtlich verantwortlich bleibt.

Noch kein festgelegtes Datum für Matratzen

Für Matratzen ist noch kein verbindliches Datum festgelegt worden, ab dem das digitale Produktpass verpflichtend wird. Die ESPR selbst ist der Rahmen und ist bereits in Kraft, aber die spezifischen Anforderungen für Matratzen müssen noch in einer separaten delegierten Handlung ausgearbeitet werden. Gemäß des Arbeitsprogramms der Europäischen Kommission für 2025-2030 wird diese Handlung 2028 erwartet, aber das ist eine Erwartung aus einer Planung, kein verbindliches Datum. Solange die Handlung nicht veröffentlicht ist, gilt für Matratzen keine gesetzliche Verpflichtung, einen Paspoort zu führen. Unternehmen, die jetzt schon damit anfangen, tun dies in Vorwegnahme der Regelung, beispielsweise um bereit zu sein, wenn die Verpflichtung in Kraft tritt, oder weil Abnehmer wie Hotelinkauf oder Spezialbetriebe bereits danach fragen.

So bleibt das Paspoort auffindbar und aktuell

Wer sich hierauf vorbereiten möchte, schaut in der unten angegebenen Reihenfolge. Erstens: Wer ist gemäß den Vereinbarungen mit der Hosting-Partei verantwortlich für die Verfügbarkeit des Paspoorts, wenn das eigene Unternehmen aufhört zu existieren — ist das in einem Vertrag festgehalten, und was passiert bei Übernahme, Fusion oder Insolvenz. Danach: Ist die vereinbarte Hosting-Dauer (beispielsweise ein fester Zeitraum von Jahren) unabhängig vom Status des eigenen Unternehmens gemacht worden, sodass ein Eigentümerwechsel oder eine Betriebsbeendigung die Zugänglichkeit nicht beeinträchtigt. Anschließend: Bleibt der QR-Code auf dem Produkt selbst funktionsfähig, auch wenn die zugrunde liegenden Daten zu einem anderen Host wechseln oder wenn das Unternehmen seinen Namen ändert — der Code verweist auf einen festen Standort, nicht auf das Unternehmen selbst. Schließlich ist es hilfreich zu wissen, dass das EU-Register einen unabhängigen Findplatz bietet: Auch wenn eine Website offline geht, bleibt die Registrierung des Paspoorts dort auffindbar.

Die Grundlage: Artikel 10 und 13 ESPR

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Anforderungen, die ein digitales Produktpass erfüllen muss, einschließlich der Verfügbarkeit der Daten für einen bestimmten Zeitraum nach dem Inverkehrbringen eines Produkts. Diese Verpflichtung ist an das Produkt und an den für das Inverkehrbringen verantwortlichen Wirtschaftsakteur gebunden, nicht an das Bestehen oder Nichtbestehen eines bestimmten Unternehmens. Artikel 13 derselben Verordnung regelt das zentrale EU-Register für digitale Produktpässe, das unabhängig von der Website oder dem Diensteanbieter ist, der den Pass tatsächlich hostet, und das dazu dient, Pässe auffindbar und überprüfbar zu halten, auch wenn sich der Wirtschaftsakteur, der die Daten ursprünglich bereitgestellt hat, ändert.

Wer bereits mit einem Produktpass arbeitet oder damit anfangen wird, sollte im Hosting-Vertrag nachfragen, was im Falle einer Geschäftsaufgabe — sowohl des eigenen Unternehmens als auch des Hosting-Partners — konkret geschieht, und die genauen Texte von Artikel 10 und 13 auf EUR-Lex konsultieren, sobald die delegierte Handlung für Matratzen veröffentlicht ist und die Anforderungen konkret werden.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die Daten müssen zugänglich bleiben, auch nach Beendigung des Unternehmens

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) stellt Anforderungen an das digitale Produktpass, einschließlich der Verfügbarkeit der Daten. Diese Anforderung ist nicht an das Fortbestand des Herstellers oder Importeurs gekoppelt, der den Pass erstellt hat. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies konkret, dass die Beendigung des Unternehmens, eine Fusion, eine Übernahme oder ein Konkurs kein gültiger Grund ist, den Pass offline zu nehmen. Die Matratzen, die bereits verkauft sind, bleiben beim Verbraucher oder Hoteleinkäufer, und der QR-Code auf diesen Matratzen muss weiterhin auf funktionierende Daten verweisen. Wie lange muss ein Produktpass verfügbar bleiben? bezieht sich auf den Zeitraum, der hierfür gilt.

Die Daten müssen über das Register auffindbar sein

Artikel 13 der ESPR regelt das Register der digitalen Produktpässe. Jeder Pass, der erstellt wird, wird darin registriert, mit dem Identifikationscode des Produkts und einem Verweis auf den Ort, an dem die Daten tatsächlich vorliegen. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Registrierung im Register unabhängig von der eigenen Geschäftstätigkeit ist: Auch wenn das Unternehmen nicht mehr existiert, bleibt die Eintragung im Register bestehen, und diese Eintragung muss weiterhin korrekt sein. Wer dies noch weiter vertiefen möchte, was genau registriert wird, liest dies in Was ist das Register der digitalen Produktpässe und was muss ich darin eintragen?

Die Verantwortung für die Daten verschiebt sich, verschwindet aber nicht

Wenn ein Unternehmen aufhört, verschwindet die juristische Person, aber nicht automatisch die Verpflichtung, die an die zuvor verkauften Matratzen gebunden ist. Bei einer Übernahme geht diese Verantwortung in der Regel auf die übernehmende Partei über; beim Konkurs ist dies heikler, da es dann keinen selbstverständlichen Rechtsnachfolger gibt, der die Daten verwaltet. Für ein mittelständisches Unternehmen ist dies vor allem ein praktisches Problem: Jemand muss das Hosting, die Verknüpfung mit dem Register und den Inhalt der Daten weiterhin verwalten, auch wenn es kein Unternehmen mehr gibt, das dies von selbst tut.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Das Hosting endet zusammen mit dem Unternehmen. Ein Hersteller, der seine eigene Website und Server für den Produktpass nutzte, schließt bei Beendigung des Unternehmens oft auch diese Website. Die QR-Codes auf Matratzen, die bereits bei Kunden liegen, verweisen dann auf eine Domäne, die nicht mehr existiert.

Eine Übernahme wird nicht im Register eingetragen. Bei einer Fusion oder Übernahme liegt die Aufmerksamkeit in der Regel auf Kunden, Lagerbestand und Personal. Die Registrierung im Register der digitalen Produktpässe wird dabei übersehen, so dass die Eintragung noch auf die alte, nicht mehr existierende Partei verweist.

Ein Insolvenzverwalter weiß nicht, dass Produktpässe laufen. Bei Konkurs inventarisiert ein Insolvenzverwalter die bekannten Verpflichtungen eines Unternehmens. Digitale Produktpässe sind dabei ein relativ neues Phänomen und stehen nicht immer auf dem Radar, so dass das Hosting ablaufen kann, ohne dass jemand dies signalisiert.

Der Domänenname verfällt nach Beendigung des Unternehmens. Auch wenn die Daten selbst irgendwo vorliegen, kann der Domänenname, auf den der QR-Code verweist, durch eine versäumte jährliche Zahlung ablaufen. Das Ergebnis ist dasselbe: ein QR-Code, der nirgendwo mehr hinführt.

Ein Neustart unter einem anderen Namen nimmt die alten Pässe nicht mit. Bei einem Neustart wird oft eine neue juristische Person gegründet. Die alten Produktpässe, gekoppelt an den alten Unternehmensnamen und die alte KvK-Nummer, werden dabei manchmal nicht übertragen, während die Matratzen, die zuvor unter dem alten Namen verkauft wurden, noch immer im Umlauf sind.

Was Sie festhalten können

Eine Transfervereinbarung über das Hosting von Produktpässen, die in Übernahme- oder Fusionsdokumentationen aufgenommen wird, damit festgelegt ist, wer nach der Transaktion für die Verfügbarkeit der Daten verantwortlich ist.
Eine Kontaktperson für die laufende Hosting-Verpflichtung, auch wenn der Rest des Unternehmens abgebaut wird, damit es für den Zeitraum, der hierfür gilt, eine ansprechbare Person gibt.
Ein Übersicht aller ausgegebenen Produktpässe mit entsprechenden Identifikationscodes, sodass bei einer Übernahme, Betriebsfortführung oder Insolvenz schnell klar ist, welche Matratzen noch ein laufendes Produktpass haben. Wer diesen Überblick noch einrichten muss, kann hierbei anschließen bei Wie gebe ich jedem Produkt eine eindeutige Kennzeichnung?
Eine festgelegte Vereinbarung mit dem Hosting-Partner über das Vorgehen bei Geschäftsbeendigungeinschließlich der Frage, ob der Hosting-Partner die Daten eigenständig weiterlaufen lassen kann ohne Eingriff des ursprünglichen Auftraggebers. Mehr hierzu steht in was passiert mit meinen Produktpässen, wenn die Hosting-Partei damit aufhört
Eine aktuelle Verknüpfung zwischen den Unternehmensdaten im Register und der Handelsregisterregistrierungsodass eine Namensänderung, Fusion oder Übernahme auch in der Eintragung beim Register berücksichtigt wird.
Eine bewahrte Kopie der zugrunde liegenden Produktdatengetrennt von dem System, in dem der Produktpass ursprünglich erstellt wurde, sodass die Daten auch ohne das ursprüngliche ERP- oder Bestandsverwaltungssystem des stillgelegten Unternehmens rekonstruiert werden können. Wie diese Verknüpfung in der Praxis aussieht, ist beschrieben in Kann ich das Produktpass mit meinem ERP- oder Lagerverwaltungssystem verknüpfen?

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