Mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt das Produktpass dann?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Eine Matratze, die außerhalb der EU hergestellt und auf den europäischen Markt gebracht wird, benötigt kein Produktpass — nur liegt die Verantwortung dafür bei einer anderen Partei als beim Hersteller selbst. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) sieht darin zwei Wege vor: über einen bevollmächtigten Vertreter, den der Hersteller bestellt, oder über den Importeur, der die Matratze tatsächlich in die EU bringt. Wer genau an der Reihe ist, hängt von der aufgebauten Konstruktion ab, und das ist genau dort, wo es oft schief geht. Siehe auch Bin ich Importeur oder Hersteller gemäß der ESPR? für die Grundeinteilung.

Der bevollmächtigte Vertreter

Artikel 28 der ESPR beschreibt die Möglichkeit, dass ein Hersteller außerhalb der EU einen bevollmächtigten Vertreter bestellt. Das ist eine Partei innerhalb der EU, die schriftlich bevollmächtigt ist, im Namen des Herstellers bestimmte Aufgaben auszuführen, einschließlich Aufgaben im Zusammenhang mit dem Produktpass. Für einen Bettenfachhandel oder eine Hotelobjektbeschaffung, die Matratzen von einem Hersteller außerhalb der EU bezieht, ist es praktisch relevant zu wissen, ob es einen solchen Vertreter gibt und welche Befugnisse dieser hat. Eine schriftliche Vollmacht ist der Kern: ohne diese Vollmacht gibt es keinen Vertreter im Sinne von Artikel 28, wie sich die Partei sonst auch nennt.

Die Verpflichtungen des Importeurs

Artikel 29 der ESPR beschreibt die Verpflichtungen des Importeurs — die Partei, die die Matratze aus einem Land außerhalb der EU auf den europäischen Markt bringt. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, das Matratzen direkt bei einem Hersteller außerhalb der EU einkauft, bedeutet dies in der Regel, dass das Unternehmen selbst die Importeurrolle erfüllt, mit den entsprechenden Verpflichtungen zum Produktpass. Das ist eine andere Position als die einer Partei, die Matratzen nur innerhalb der EU weiterverkauft. Der Unterschied zwischen diesen beiden Rollen wird ausgearbeitet in Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Matratzen?

Überprüfen, ob der Produktpass tatsächlich vorhanden ist

Unabhängig davon, wer den Produktpass tatsächlich zusammengestellt hat, bleibt die Frage, ob er bei der Matratze vorhanden ist, wenn diese in die EU eintritt oder verkauft wird. Für einen Importeur ist das ein praktischer Kontrollpunkt: überprüfen, ob der QR-Datenträger vorhanden ist und ob die darin enthaltenen Daten mit der Matratze übereinstimmen, die geliefert wird, bevor das Produkt weiter in die Kette geht.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt regelmäßig bei Matratzen auf, die von außerhalb der EU kommen:

Es wurde kein bevollmächtigter Vertreter bestellt. Der Hersteller außerhalb der EU hat keine Partei innerhalb der EU mit einer schriftlichen Bevollmächtigung nach Artikel 28 bestellt. Der niederländische Abnehmer übernimmt dann, oft ohne sich das klar vor Augen zu führen, die Rolle des Importeurs mit den damit verbundenen Verpflichtungen nach Artikel 29.

Eine Zwischenpartei nennt sich Vertreter ohne Bevollmächtigung. Manchmal zirkuliert ein Kontaktperson oder Agent, der sich als Ansprechpartner für den Produktpass ausgibt, aber es gibt kein schriftliches Mandat nach Artikel 28. Bei späteren Nachfragen stellt sich heraus, dass diese Partei keine Bevollmächtigung hatte, um im Namen des Herstellers etwas festzulegen.

Der Produktpass enthält Daten, die nicht mit den tatsächlich gelieferten Matratzen übereinstimmen. Hersteller außerhalb der EU arbeiten manchmal mit Dokumentation, die für einen anderen Markt oder eine frühere Version des Produkts erstellt wurde. Im Zweifelsfall über die Korrektheit der Daten ist wer haftet, wenn falsche Daten im Produktpass einer Matratze stehen relevant zu lesen.

Mehrere Importeure innerhalb der EU, keine Klarheit über wer verantwortlich ist. Wenn ein Hersteller außerhalb der EU an verschiedene europäische Abnehmer liefert, und diese wiederverkaufen, entsteht Unklarheit darüber, wer die Importeurrolle für welche Matratzen erfüllt. Das ist eine Frage, die berührt auf Wer ist für den Produktpass von Matratzen verantwortlich?

Private Label von einem Hersteller außerhalb der EU. Ein Unternehmen lässt Matratzen unter eigenem Markenzeichen von einem Hersteller außerhalb der EU produzieren, ohne dass vorher vereinbart wurde, wer den Produktpass zusammenstellt und wer welche Rolle erfüllt. Das berührt die Frage, die behandelt wird in wer ist verantwortlich für den Pass, wenn ich Matratzen unter meiner eigenen Marke anfertigen lasse

Was Sie festhalten können

• Die schriftliche Bevollmächtigung des bevollmächtigten Vertreters, sofern vorhanden — mit einer klaren Beschreibung, welche Aufgaben der Vertreter im Namen des Herstellers ausführt.
• Kontaktdaten und Rollenbeschreibung des Herstellers außerhalb der EU, des gegebenenfalls vorhandenen Bevollmächtigten und des Importeurs, damit bei einer Anfrage zum Produktpass klar ist, wer angesprochen wird und wer antworten muss.
• Die zugrunde liegenden Produktdaten die der Hersteller außerhalb der EU bereitgestellt hat, mit Datum und Version, damit ein späteres Produktpass auf die Daten zurückgeführt werden kann, auf denen es basiert.
• Ein Kontrollmoment bei Ankunft der Matratzen, in dem festgehalten ist, dass der QR-Datenträger vorhanden ist und die Daten überprüft wurden, bevor das Produkt weiter in die Lieferkette geht.
• Vereinbarungen über Änderungen an der Matratze, wie eine andere Schaumstoffzusammensetzung oder Füllung, und wer verantwortlich ist, dies mitzuteilen — siehe auch muss ich den Produktpass anpassen, wenn ich den Schaum oder die Füllung ändere

Matrapas.eu kann für Abonnenten eine Vorlage bereitstellen, in der diese Rollen und Vereinbarungen festgehalten sind, damit bei einer Anfrage eines Händlers, einer Aufsichtsbehörde oder eines Kunden ein klarer Überblick darüber besteht, wer welchen Schritt unternommen hat.