Mon fabricant est en dehors de l'UE — qui règle le passeport de produit alors ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qui est attendu de vous

Un matelas fabriqué en dehors de l'UE et commercialisé sur le marché européen ne manque pas de passeport — c'est seulement que la responsabilité en incombe à une autre partie que le fabricant lui-même. Le RPEC (Règlement (UE) 2024/1781) y pourvoit de deux manières : soit par un représentant autorisé que le fabricant désigne, soit par l'importateur qui amène effectivement le matelas dans l'UE. Qui exactement est responsable dépend de la structure mise en place, et c'est précisément là que les choses se font souvent mal. Voir aussi Suis-je importateur ou fabricant selon l'ESPR ? pour la classification de base.

Le représentant autorisé

L'article 28 du RPEC décrit la possibilité qu'un fabricant en dehors de l'UE désigne un représentant autorisé. C'est une partie au sein de l'UE qui est autorisée par écrit à accomplir certaines tâches au nom du fabricant, y compris les tâches liées au passeport du produit. Pour un spécialiste du literie ou un acheteur hôtelier qui se fournit en matelas auprès d'un fabricant en dehors de l'UE, il est pratiquement pertinent de savoir si un tel représentant existe et ce qu'il est exactement autorisé à faire. Une autorisation écrite est au cœur de cela : sans cette autorisation, il n'y a pas de représentant au sens de l'article 28, quel que soit le nom que se donne la partie.

Les obligations de l'importateur

L'article 29 du RPEC décrit les obligations de l'importateur — la partie qui amène le matelas d'un pays en dehors de l'UE sur le marché européen. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés qui se fournit directement en matelas auprès d'un fabricant en dehors de l'UE, cela signifie généralement que l'entreprise elle-même remplit le rôle d'importateur, avec les obligations qui en découlent concernant le passeport du produit. C'est une position différente de celle d'une partie qui revend simplement des matelas au sein de l'UE. La différence entre ces deux rôles est expliquée dans Quelles obligations incombent à un distributeur ou à un commerçant de matelas ?

Vérifier que le passeport est effectivement présent

Indépendamment de qui a effectivement établi le passeport, la question subsiste de savoir s'il accompagne le matelas au moment où celui-ci entre dans l'UE ou est vendu. Pour un importateur, c'est un point de contrôle pratique : vérifier que le support de données QR est présent et que les données qu'il contient correspondent au matelas livré, avant que le produit ne progresse dans la chaîne.

Où les choses tournent mal dans la pratique

Un certain nombre de situations se présentent régulièrement pour les matelas provenant de l'extérieur de l'UE :

Aucun représentant autorisé n'a été désigné. Le fabricant en dehors de l'UE n'a pas désigné de partie au sein de l'UE avec une autorisation écrite selon l'article 28. L'acheteur néerlandais assume alors, souvent sans bien s'en rendre compte, le rôle d'importateur avec les obligations qui s'y rattachent selon l'article 29.

Un intermédiaire se présente comme représentant sans autorisation. Il circule parfois une personne de contact ou un agent qui se présente comme interlocuteur pour le passeport, mais il n'y a pas de mandat écrit selon l'article 28. Lors de questions ultérieures, il s'avère que cette partie n'avait aucune compétence pour fixer quoi que ce soit au nom du fabricant.

Le passeport contient des données qui ne correspondent pas aux matelas effectivement livrés. Les fabricants en dehors de l'UE travaillent parfois avec une documentation établie pour un autre marché ou une version antérieure du produit. En cas de doute sur l'exactitude des données, il est qui est responsable si des données incorrectes figurent dans le passeport produit d'un matelas pertinent de lire.

Plusieurs importateurs au sein de l'UE, pas de clarté sur qui est responsable. Lorsqu'un fabricant en dehors de l'UE approvisionne plusieurs acheteurs européens, et que ces acheteurs revendent ensuite, il existe une confusion sur qui remplit le rôle d'importateur pour quel lot de matelas. C'est une question qui est liée à Qui est responsable de la fiche produit des matelas ?

Marque privée via un fabricant en dehors de l'UE. Une entreprise fait fabriquer des matelas sous sa propre marque par un fabricant en dehors de l'UE, sans que soit convenu à l'avance qui établit le passeport et qui remplit quel rôle. Cela relève de la question qui est traitée dans qui est responsable du passeport si je fais fabriquer des matelas sous ma propre marque

Ce que vous pouvez consigner

• L'autorisation écrite du représentant autorisé, s'il existe — avec une description claire des tâches que le représentant accomplira au nom du fabricant.
• Coordonnées et définition des rôles du fabricant établi hors de l'UE, du représentant éventuel et de l'importateur, afin qu'en cas de question sur le passeport, il soit clair qui est interpellé et qui doit répondre.
• Les données de produit sous-jacentes que le fabricant établi hors de l'UE a fournies, avec une date et une version, afin qu'un passeport ultérieur puisse être retracé jusqu'aux données sur lesquelles il est basé.
• Un point de contrôle à l'arrivée des matelas, dans lequel il est documenté que le support de données QR est présent et que les données ont été vérifiées avant que le produit ne poursuive son chemin dans la chaîne.
• Accords sur les modifications du matelas, comme une composition de mousse ou un remplissage différent, et qui est responsable de la communication de ces modifications — voir également dois-je modifier le passeport produit si je change la mousse ou le rembourrage

Matrapas.eu peut fournir aux abonnés un modèle dans lequel ces rôles et ces accords sont documentés, de sorte qu'en cas de question d'un commerçant, d'une autorité de surveillance ou d'un client, il y ait un aperçu clair de qui a effectué quelle étape.