Mój producent znajduje się poza UE — kto wtedy reguluje produktpasport?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od ciebie oczekuje

Materac wytwarzany poza UE i trafiający na rynek europejski nie pozbawiony pasportu — odpowiedzialność za niego spoczywa jedynie na innej stronie niż sam producent. ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) przewiduje to na dwa sposoby: poprzez upoważnionego przedstawiciela wyznaczonego przez producenta lub poprzez importera, który faktycznie wprowadza materac do UE. To, która strona dokładnie jest odpowiedzialna, zależy od struktury, którą ustalono, i dokładnie tam często coś idzie nie tak. Patrz również Czy jestem importerem czy producentem zgodnie z ESPR? w celu podstawowego podziału.

Upoważniony przedstawiciel

Artykuł 28 ESPR opisuje możliwość wyznaczenia przez producenta spoza UE upoważnionego przedstawiciela. Jest to strona w obrębie UE, której producent wydał pisemne upoważnienie do wykonywania w jego imieniu określonych zadań, w tym zadań związanych z pasportem produktu. Dla sklepu specjalistycznego sprzedającego łóżka lub działu zakupów hotelu, który nabywał matracje od producenta spoza UE, ważne jest praktycznie wiedzieć, czy taki przedstawiciel istnieje i co dokładnie może robić. Pisemne upoważnienie jest sednem tego: bez takiego upoważnienia nie ma przedstawiciela w rozumieniu artykułu 28, bez względu na to, jak ta strona się dalej nazywa.

Zobowiązania importera

Artykuł 29 ESPR opisuje zobowiązania importera — strony, która wprowadza materac z kraju spoza UE na rynek europejski. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników, które bezpośrednio nabywa matracje od producenta spoza UE, zwykle oznacza to, że przedsiębiorstwo samo pełni rolę importera, z powiązanymi zobowiązaniami dotyczącymi pasportu produktu. To inna pozycja niż strona, która jedynie odsprzedaje matracje w obrębie UE. Różnica między obiema rolami została omówiona w Jakie zobowiązania ma dystrybutor lub sprzedawca materacy?

Sprawdzenie, czy pasport jest faktycznie dostępny

Niezależnie od tego, kto faktycznie sporządził pasport, pozostaje pytanie, czy znajduje się on przy matraku w momencie, gdy ten wchodzi do UE lub jest sprzedawany. Dla importera jest to praktyczny punkt kontrolny: sprawdzenie, czy nośnik danych QR jest obecny i czy dane w nim zgadzają się z materacem, który jest dostarczany, zanim produkt trafi dalej w łańcuch.

Gdzie się psuje w praktyce

Szereg sytuacji regularnie pojawia się w przypadku matrców pochodzących spoza UE:

Nie wyznaczono upoważnionego przedstawiciela. Producent spoza UE nie wyznaczył żadnej strony w obrębie UE posiadającej pisemne upoważnienie zgodnie z artykułem 28. Niderlandzki nabywca wówczas, często nie zdając sobie z tego jasno sprawy, przejmuje rolę importera z zobowiązaniami wynikającymi z artykułu 29.

Pośrednik podaje się za przedstawiciela bez upoważnienia. Czasami pojawia się osoba kontaktowa lub agent, która podaje się za punktu kontaktowy dla pasportu, ale nie ma pisemnego mandatu zgodnie z artykułem 28. W przypadku pytań w późniejszym czasie okazuje się, że ta strona nie miała uprawnień do ustalania czegokolwiek w imieniu producenta.

Pasport zawiera dane, które nie zgadzają się z faktycznie dostarczonymi materacami. Producenci spoza UE czasami pracują z dokumentacją sporządzoną dla innego rynku lub starszej wersji produktu. W przypadku wątpliwości co do poprawności danych, istotne jest przeczytanie kto jest odpowiedzialny, jeśli w paszporcie produktu materaca znajdują się nieprawidłowe dane .

Wielu importerów w UE, brak jasności co do odpowiedzialności. Gdy producent spoza UE dostarcza różnym europejskim odbiorcom, a ci ponownie sprzedają, pojawia się niejasność co do tego, kto pełni rolę importera dla której partii matrców. To pytanie, które wiąże się z Kto jest odpowiedzialny za kartę produktu materaca?

Marka prywatna od producenta spoza UE. Przedsiębiorstwo zleca produkcję matrców pod własną marką producentowi spoza UE, bez wcześniejszego uzgodnienia, kto sporządzi pasport i kto pełni jaką rolę. Wiąże się to z pytaniem omówionym w kto jest odpowiedzialny za kartę produktu, jeśli zlecam produkcję materacy pod własną marką

Co można udokumentować

• Pisemne upoważnienie upoważnionego przedstawiciela, jeśli taki istnieje — z jasnym opisem, które zadania przedstawiciel wykonuje w imieniu producenta.
• Dane kontaktowe i określenie roli producenta spoza UE, ewentualnego reprezentanta i importera, aby w przypadku pytania dotyczącego paszportu było jasne, kto jest adresatem i kto musi odpowiedzieć.
• Podstawowe dane produktu które producent spoza UE dostarczył, z datą i wersją, aby późniejszy paszport można było powiązać z danymi, na których się opiera.
• Punkt kontroli przy przybyciu materacy, w którym zarejestrowano obecność nośnika danych QR i zweryfikowano dane przed przekazaniem produktu dalej w łańcuchu.
• Ustalenia dotyczące zmian w materacu, takie jak inna kompozycja pianki lub wypełnienie, oraz określenie, kto jest odpowiedzialny za ich zgłoszenie — zobacz również czy muszę zmienić kartę produktu, jeśli zmieniam pianką lub wypełnienie

Matrapas.eu może dostarczyć abonentom szablon, w którym zostaną udokumentowane te role i ustalenia, aby w przypadku pytania handlowca, organu nadzoru lub klienta był dostępny jasny przegląd tego, kto wykonał który etap.