Mi fabricante está fuera de la UE — ¿quién se encarga entonces del digital product passport?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Un colchón fabricado fuera de la UE que llega al mercado europeo no carece de pasaporte —solo la responsabilidad recae en otra parte que no es el fabricante. La ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) lo prevé de dos maneras: mediante un representante designado que el fabricante nombra, o mediante el importador que efectivamente introduce el colchón en la UE. Quién tiene el turno depende de la estructura que se haya establecido, y es precisamente donde a menudo surge el problema. Véase también ¿Soy importador o fabricante según la ESPR? para la clasificación básica.

El representante designado

El artículo 28 de la ESPR describe la posibilidad de que un fabricante fuera de la UE designe un representante. Se trata de una parte dentro de la UE que está autorizada por escrito para realizar determinadas tareas en nombre del fabricante, incluidas las tareas relacionadas con el pasaporte del producto. Para una tienda especializada en camas o una compra hotelera que adquiere colchones de un fabricante fuera de la UE, es prácticamente relevante saber si existe tal representante y qué puede hacer exactamente. Un mandato escrito es el núcleo de esto: sin ese mandato no hay representante en el sentido del artículo 28, sin importar cómo se denomine la parte de otra forma.

Las obligaciones del importador

El artículo 29 de la ESPR describe las obligaciones del importador —la parte que introduce el colchón al mercado europeo desde un país fuera de la UE. Para una empresa de 10 a 100 empleados que compra colchones directamente a un fabricante fuera de la UE, esto generalmente significa que la empresa misma desempeña la función de importador, con las obligaciones asociadas respecto al pasaporte del producto. Esta es una posición diferente a la de una parte que solo revende colchones dentro de la UE. La diferencia entre ambos roles se desarrolla en ¿Qué obligaciones tiene un distribuidor o vendedor de colchones?

Verificar que el pasaporte esté realmente presente

Independientemente de quién haya compilado el pasaporte, sigue siendo la cuestión de si está adjunto al colchón en el momento en que ingresa o se vende en la UE. Para un importador, este es un punto de control práctico: verificar si el portador de datos QR está presente y si los datos coinciden con el colchón que se entrega, antes de que el producto continúe en la cadena.

Dónde va mal en la práctica

Varias situaciones aparecen con regularidad en los colchones que proceden de fuera de la UE:

No se ha designado un representante. El fabricante fuera de la UE no ha designado a ninguna parte dentro de la UE con un mandato escrito según el artículo 28. El comprador neerlandés asume entonces, a menudo sin darse cuenta claramente, la función de importador con las obligaciones que conlleva según el artículo 29.

Un intermediario se llama a sí mismo representante sin mandato. A veces circula una persona de contacto o agente que se presenta como punto de contacto para el pasaporte, pero no hay mandato escrito según el artículo 28. Ante preguntas posteriores, resulta que esa parte no tenía autoridad para registrar nada en nombre del fabricante.

El pasaporte contiene datos que no coinciden con los colchones realmente entregados. Los fabricantes fuera de la UE a veces trabajan con documentación que se redactó para otro mercado o una versión anterior del producto. En caso de duda sobre la exactitud de los datos, es ¿quién es responsable si hay datos incorrectos en el pasaporte de producto de un colchón relevante leer.

Múltiples importadores dentro de la UE, sin claridad sobre quién es responsable. Cuando un fabricante fuera de la UE suministra a diferentes compradores europeos, y estos a su vez revenden, surge confusión sobre quién desempeña la función de importador para qué partida de colchones. Esta es una cuestión que toca ¿Quién es responsable del pasaporte de producto de los colchones?

Marca propia a través de un fabricante fuera de la UE. Una empresa encarga la fabricación de colchones bajo su propia marca a un fabricante fuera de la UE, sin haber acordado de antemano quién compila el pasaporte y quién desempeña qué función. Esto toca la cuestión que se trata en ¿quién es responsable del pasaporte si mando fabricar colchones bajo mi propia marca

Lo que puede registrar

• El mandato escrito del representante designado, si existe —con una descripción clara de qué tareas desempeña el representante en nombre del fabricante.
• Datos de contacto y determinación de funciones del fabricante ubicado fuera de la UE, del representante en su caso, y del importador, de modo que cuando surge una pregunta sobre el pasaporte quede claro quién es la parte responsable y quién debe responder.
• Los datos de producto subyacentes que el fabricante ubicado fuera de la UE ha suministrado, con una fecha y versión, de modo que un pasaporte posterior pueda vincularse a los datos en los que se basa.
• Un punto de control en la recepción de los colchones, en el que conste que el portador de datos QR está presente y que los datos han sido verificados antes de que el producto continúe en la cadena.
• Acuerdos sobre cambios en el colchón, como una composición de espuma diferente o un relleno diferente, y quién es responsable de comunicarlo — véase también ¿debo actualizar el pasaporte de producto si cambio la espuma o el relleno

Matrapas.eu puede proporcionar a los suscriptores una plantilla en la que se documenten estos roles y acuerdos, de modo que cuando un comerciante, una autoridad de vigilancia o un cliente plantee una pregunta, haya un resumen claro de quién ha ejecutado cada paso.